Если необходимо создать несколько одинаковых по строению текстовых документов, завсегда можно использовать буфер обмена. Существует возможность скопировать уже созданный вами документ вместе с его содержимым в другие документы и сделать там нужные изменения. Однако такой способ малоэффективен, если у документов есть общая часть и они ненамного отличаются друг от друга. Примером могут послужить письма о грядущем событии ( отличаются только именем получателя, иногда – частью текста), а также типовые формы для оформления заказа.
Решить такие вопросы в Microsoft Word помогут шаблоны. Шаблон - это документ, который создали один раз для последующего использования в создании других документов. Сформировав собственный шаблон, который содержит постоянную часть текста, потом можно лишь подправить нужные моменты.
Каждый документ текстового редактора Word организовывается на базе шаблона. Даже если это пустой документ, который обычно появляется на экране монитора, когда мы запускаем программу, он всё равно основывается на шаблоне заданном по умолчанию, его название - normal.dot. Помимо этого стандартного шаблона, в редакторе есть множество других для формирования писем, поздравительных открыток, заявлений и иных стандартных документов.
Применить этим стандартные шаблоны можно, нажав “Файл -> Создать”.
Результатом будет появление в окне программы области задач “Создание документа”.
Для того чтобы создать основанный на шаблоне новый документ, можно воспользоваться стандартными шаблонами, включенными в пакет Microsoft Office при его инсталляции, или шаблонами, находящимися на сайте программы (нажмите ссылку “Шаблоны на узле Office Online”).
В первом случае открывается окно для избрания шаблона. Стоит обратить внимание, что шаблоны расположены на вкладках соответственно их предназначению. Остановите свой выбор на нужном шаблоне, к примеру, на шаблоне “Современная записка”. В итоге создастся новый документ, основанный на выбранном шаблоне, в документе будет располагаться текст шаблона, теперь уже доступный изменению согласно надобности.
Если вами был создан документ, который впоследствии можно будет использовать для написания иных документов, лишь немного его подправляя, разумно превратить его в шаблон. Для этого достаточно просто сохранить документ в формате шаблона, нажав “Файл” -> “Сохранить как”, и в разделе “Тип файла” избрать “Шаблон документа (*.dot)”. Нужно обратить внимание на место, куда сохраняется новый шаблон( по умолчанию это папка “Шаблоны”, размещённая в Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft. Желательно это место сохранения не изменять.
После сохранения шаблоном можно пользоваться для формирования документов. Выберете “Создать файл” и с помощью ссылки “На моем компьютере” выберите сохраненный прежде шаблон, он может быть на вкладке “Общие”.
И последний, секретный совет - на базе готового шаблона, будь то стандартный или созданный пользователем раньше, есть возможность сделать новый шаблон. Пользоваться этим опять-таки очень удобно, если у вас есть необходимость создать много документов, незначительно отличающихся от уже имеющегося шаблона. Создание нового шаблона на базе уже существующего делается так же, как и создание нового файла на той же основе. Для этого нажмите “Файл -> Создать”, далее используйте ссылку “На моем компьютере”, после этого в окне “Шаблоны” нужно выделить необходимый шаблон и отметить переключатель “Шаблон”, размещённый над кнопками “Ок” и “Отмена”.
Результатом проделанных операций будет создание нового шаблона, с размещёнными в нём компонентами предыдущего, причём вновь созданный шаблон по необходимости можно изменять и сохранять с новым названием.
