 |
 Работа с Microsoft Excel 2007
|
 |
 |
 |
1 декабря | КАТЕГОРИЯ:MS Office |
Версия для печати
Microsoft Excel 2007 – это программа, относящаяся к классу табличных процессоров. Этот класс программ предназначен для решения различных задач: научных, технических, финансовых, экономических и многих других, связанных с вычислениями и обработкой данных. Microsoft Excel 2007 позволяет автоматизировать расчеты, связанные с большим количеством исходных данных, менять значения исходных параметров и отслеживать изменения расчетных результатов, наглядно представлять данные в виде диаграмм.
Запустить программу Microsoft Excel 2007 можно несколькими способами:
- Из главного меню Windows (Пуск – Программы – Microsoft Office - Microsoft Excel 2007).
- Используя ярлык программы, предварительно помещенный на рабочий стол.
- Запустив главный файл программы Excel.exe.
- Двойным щелчком на любом документе Microsoft Excel.
Сохранить созданные документы в процессе работы с программой можно при помощи команд «Сохранить» и «Сохранить как…» главного меню (см. рис. 1). Для открытия ранее созданного документа из самой программы следует выбрать команду «Открыть». Для создания нового документа используется команда «Создать». После этого открывается диалоговое окно (рис. 2), которое позволяет создать как пустой документ, так и, например, документ из шаблона.
Окно программы включает в себя следующие элементы (рис.3): строка заголовка, лента меню, панели инструментов, поле имени, строка формул, строка состояния, поле названия рабочей книги, активный лист рабочей книги, кнопка выделения всего листа (находится в левом верхнем углу листа, между номерами строк и номерами столбцов), активная (текущая) ячейка, номер столбца, номер строки.
Каждый документ выводится в отдельном окне Microsoft Excel. Переключаться между окнами можно через команду «Новое окно», расположенную в разделе «Окно» на ленте меню «Вид». При использовании различных возможностей Microsoft Excel 2007 указатель мыши принимает различный вид. В таблице 1 приведены формы указателя, которые встречаются при работе в среде Microsoft Excel 2007, и даны пояснения к назначению каждой из представленных форм.
Электронная таблица состоит из строк и столбцов. Одно из отличий Microsoft Excel 2007 от предыдущих версий состоит в том, что и строки и столбцы нумеруются числами. Таким образом адрес ячейки записывается как R(номер строки)С(номер столбца), например, R4С6 – это ячейка, находящаяся на пересечении 4 строки и 6 столбца.
Каждая ячейка таблицы может содержать текстовые, числовые данные или формулу. Для того, чтобы внести данные в ячейку, нужно сделать ее активной, щелкнув по ней мышкой, ввести данные и нажать клавишу Enter. Смежные ячейки таблицы можно заполнить автоматически, используя так называемое автозаполнение (возможность существует и в предыдущих версиях Excel).
Для ввода формулы в ячейку следует поставить знак «равно». Основные возможности работы с формулами Excel представлены на ленте меню «Формулы», содержащей разделы «Библиотека функций», «Определенные имена», «Зависимости формул», «Вычисление» (см. рис. 3).
Раздел «Определенные имена» позволяет диспетчеризировать группы и диапазоны ячеек, например, можно выделить диапазон ячеек и присвоить ему собственное имя, которое в последствии будет использоваться в формулах.
Раздел «Зависимости формул» позволяет в наглядной форме проследить связи между ячейками, проследить, какие из ячеек задействованы в формуле, а так же те формулы, в которых участвует активная ячейка. Выбор режима пересчета формул осуществляется через раздел «Вычисление» ленты «Формулы».
При форматировании ячеек важно помнить, что данные, содержащиеся в ней, тоже имеют свой формат. Форматирование содержимого осуществляется через ленту «Главная» (см. рис. 4). Буфер обмена позволяет осуществлять копирование и вставку данных. Раздел «Шрифт» позволяет изменять гарнитуру, размер, написание шрифта. Раздел «Число» отвечает за то, какого рода данные будут содержаться в ячейке.
Функции MS Excel 2007 используют для выполнения стандартных вычислений в книгах. Значения, выступающие в качестве участников формул, называются аргументами функции. Это могут быть константы, ссылки на другие ячейки или формулы. В целом алгоритмы работы с функциями не изменились по сравнению с предыдущими версиями, однако значительно изменился интерфейс, согласно общей концепции нового Excel.
Логические функции предназначены для проверки выполнения одного или нескольких условий. Так, функция ЕСЛИ () позволяет задать некоторое условие и определить ее значение, которое она примет в зависимости от того, выполняется условие или нет. Другие логические функции располагаются в выпадающем меню «Логические» раздела «Библиотека функций» ленты «Формулы».
Как уже говорилось ранее, привычное меню уступило место более современной ленте команд, но после небольшой практики, пользователь легко освоит новый облик табличного процессора.
Например, работа с диаграммами. Диаграмма – это графическое представление данных. Она позволяет наглядно отобразить результаты анализа данных, проиллюстрировать динамику изменений данных. При создании диаграммы используются диапазоны ячеек, которые следует выделить заранее. Если в предыдущих версиях для построения диаграмм нужно было использовать «Мастер диаграмм», то в Microsoft Excel 2007 для этого используется интуитивно понятная лента «Вставка» и ее раздел «Диаграммы», где представлены кнопками все основные типы диаграмм. Кроме того при помощи меню «Вставка» можно добавить на лист рисунок, клип, автофигуры и другие объекты (см. рис. 5).
Следует упомянуть, что приятные изменения претерпел «Фильтр» в Microsoft Excel 2007. Теперь фильтрацию строк можно осуществлять не только по данным, но и по цвету строк и ячеек (см. рис. 6). Опять же по цвету можно осуществлять сортировку строк в таблице. Сам фильтр стал намного удобнее в обращении, нежели в предыдущих версиях. Автоматически можно снабдить строку заголовка таблицы выпадающими списками фильтрации данных (см. рис. 6).
Формулы Microsoft Excel 2007 могут ссылаться не только на ячейки того листа, где они располагаются, но и на другие листы книги. Формат такой ссылки выглядит следующим образом: <Имя листа>!<Адрес ячейки>, например, Лист3!R3C34.
Конечно же не обошлось и без ложки дегтя! Стандартные цвета, например, автоматически предлагаемые в разделе «Шрифт» ленты «Главная» очень ограничены (см. рис. 7).
Выбор же цветов по команде «Дополнительные цвета», напротив, очень велик, что приводит к тому, что пользователь с недостаточно высоким цветовым восприятием может выбирая один и тот же цвет для выделения различных строк, на самом деле выбрать цвета близкие в спектре. Это не значительно, но усложняет работу того же самого «Фильтра» по цвету.
Однако, не смотря на небольшие недостатки, в целом программа Microsoft Excel 2007 предоставляет пользователям широкие возможности анализа и работы с данными, иллюстрирования отчетов и т.д. Компания Microsoft снова порадовала своих клиентов новым успешным продуктом.
Комментарии закрыты.